XR RIS timer 7.0 ist ein schnelles, leicht zu bedienendes und flexibles elektronisches Terminvergabesystem und bietet zusätzlich zur Zeit- & Ressourcenplanung auch eine Personal- & Urlaubsplanung.

planen am telefon

Terminvergabe, wie sie sein muss: schnell, flexibel, leicht zu bedienen

Präzise Planung ist das Um und Auf jedes radiologischen Betriebes. Der XR RIS timer unterstützt Sie bestens im Alltag. Bei der Vergabe von Terminen, beim effizienten Einsatz Ihrer Ressourcen, bei der Personaleinsatzplanung. 

XR RIS timer schlägt selbstständig Termine vor und berücksichtigt dabei Wünsche der Patientinnen und Patienten genauso, wie Ihre Kapazitäten, Untersuchungsblöcke und – raumübergreifend und multimodal – korrekte Abfolgen. Und das auch in großen Instituten innerhalb von Sekunden. Standortübergreifend und ohne Limitation bei den Räumen. Ein garantiert reibungsloser Ablauf ohne Verzögerung oder ungewollte Überbuchung. 

Die richtigen Fragen schon am Telefon: integrierte Stammdaten

Die bestehenden Patientenstammdaten sind natürlich auch im XR RIS timer sofort verfügbar. Schon bei der telefonischen Terminvereinbarung sieht Ihr Office-Personal: War die zu untersuchende Person schon einmal da? Welche vergangenen Termine und Untersuchungen wurden durchgeführt? Allergien?

Letzer BIRADS-Wert? VIP-Patient? Oder wurden Termine in der Vergangenheit nicht wahrgenommen? Untersuchungsbezogene Gesprächsleitfäden holen die Patientin oder den Patienten schon beim ersten Gespräch ab.  Und auf Wunsch binden wir bestehende Telefonanlagen ein. Dann ist schon beim ersten Läuten ersichtlich, wer anruft.

Daten neuer PatientInnen? Werden schon beim ersten Telefonat erfasst und stehen ab hier immer zur Verfügung. Und Dank der vollständigen  Integration des  elektronischen Kommunikationsservices (eKOS) gilt das auch für die vom Zuweiser angeforderte Leistung inklusive der Zuweisungsdiagnose und des Bewilligungsstatus. Entsprechende Terminvorschläge macht XR RIS timer automatisch.

XR RIS timer: für Radiologie gemacht

Radiologische Betriebe haben sehr spezielle Anforderungen an Terminvergabesysteme: CT, MR, Röntgen, Mammografie, Ultraschall, NUK, PET, Therapie, um nur einige zu nennen. Darüber hinaus auch noch differenzierte Untersuchungsbereiche, Raumtaktungen, Untersuchungsdauer und das Bedürfniss nach effizienter Personaleinsatzplanung. 

Mit dem XR RIS timer haben Sie diese Herausforderung fest im Griff. XR RIS timer funktioniert auch im Stand-Alone-Betrieb.

Ressourcen perfekt einsetzen: das Planungstool

Was den reibungslosen Ablauf bei Untersuchungen garantiert? Perfekte Planung der Ressourcen. Mit dem voll integrierten Planungstool des XR RIS timer nutzen Sie  Ihre Räume optimal:

MR Spulen können optimiert eingesetzt werden. Auch die Planung für einen Mischbetrieb aus Kassen- und Privat-MR ist möglich. Es wird berücksichtig, dass bestimmte Untersuchungen von bestimmten Ärzten durchgeführt werden müssen. 

Untersuchungsabfolgen und Auschliessungsgründe werden erkannt und Doppelbuchungen vermieden. Wartungstermine und Umbauzeiten werden bei der Planung beachtet, Auslastungen gezielt gesteuert. Einschubtermine und Akut-Slots ermöglichen es, wiederkehrende Spitzen in der Auslastung abzufedern... 

Erst perfekte Planung garantiert mehr Durchsatz und kürzere oder flexiblere Raumintervalle.

Gentle Reminder: Termin-Erinnerung

Nicht wahrgenommene Termine kosten Geld und verzögern weitere Abläufe. Daher haben wir im XR RIS timer die automatische Erinnerung per SMS oder E-Mail integriert. 

Sofern der Patient oder die Patientin vorab zustimmt, werden in vordefinierten Intervallen und mit untersuchungsspezifischen Text-Bausteinen automatisiert Erinnerungen verschickt. Kalenderimport auf Patientenseite inklusive. Und im Bedarfsfall ist es möglich, auf die Benachrichtigung mit einer Absage oder Verschiebung zu reagieren.

Flexibel für Sie. Beliebt bei Patientinnen und Patienten. Das erhöht nachweislich die Termintreue und Planungsqualität.

planen im web

Nicht mehr wegzudenken: Internet-Termine und Web-Checkin

Tablet, Smartphone, Laptop. Terminvereinbarung im Internet ist mittlerweile State of the Art. Patientinnen und Patienten erwarten sich eine komfortable Möglichkeit rasch Termine zu vereinbaren. XR WEB appoint ermöglicht es, Termine im World Wide Web anzubieten. Untersuchungen und Zeiträume werden dabei mit einem Planungstool bequem von Ihnen selbst freigegeben.

Beim Web-Checkin ist auch das elektronische Kommunikationsservice (eKOS) integriert. Der Status der e-Zuweisung wird automatisch überprüft und eine Terminbuchung inklusive exakter Indikation und Leistungsforderung erstellt. Damit werden Termine verbindlich gebucht und der telefonische Aufwand wird drastisch reduziert. Ein Service, das übrigens nicht nur Patientinnen und Patienten wahrnehmen können, sondern auch Ihre zuweisenden Ordinationen. Und zwar rund um die Uhr.

Termine, Befunde & Bilder auf Österreichs größtem Radiologie-Portal:
XR WEB

Online-Terminvergabe seit 2004, knapp 60.000 Buchungen 2022, maximal 4 Schritte bis ein Wunschtermin gebucht ist: Das ist XR WEB appoint. Das ist unsere Internetplattform für Terminvergabe, elektronische Befundabholung und Bildeinsicht. Das spart Zeit und Geld. Und das hat XR WEB zum größten Portal für die Radiologie gemacht. Zuverlässig, einfach, maßgeschneidert und vor allem: mobil.

Viele Funktionen der Terminvergabe wurden gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden entwickelt, an Ihre Bedürfnisse angepasst und erweitert. Einige der Highlights:

• Eine schnelle Terminsuche, die automatisch Modalitätenübergreifende Terminvorschläge erstellt.

• Ein Regelsystem, dass es erlaubt, den PatientInnen einen angepassten Fragebogen online vorzulegen.

• Kontraindikationen werden automatisch geprüft.

• PatientInnen werden auf versäumte Termine aufmerksam gemacht. 

• Ein Dokumenten-Upload ermöglicht es, Papierzuweisungen vorab zu übermitteln.

• Bestehende Daten aus XR, der e-card und aus eKOS werden automatisiert vorgeschlagen. 

• Nutzer des Portals müssen nur minimal ergänzen. Auf der internen XR-Seite werden Untersuchungsbezeichnungen automatisch auf RIS Untersuchungskürzel gemappt.

• PatientInnen, die nicht automatisch terminisiert werden können, werden sofort an einen Fallback-Mechanismus (E-Mail, Telefon) weitergeleitet. So geht niemand verloren.

Nahtlos: komplett integriert in Ihren Web-Auftritt

Ihre Webseite ist Ihre Visitenkarte. Patientinnen und Patienten entscheiden oft schon daran, welches Angebot sie annehmen werden. Wir haben sehr viel Wert darauf gelegt, dass sich XR WEB appoint nahtlos in Ihr bestehendes Web-Design integrieren lässt und sowohl am Desktop als auch am Mobiltelefon eine ausgezeichnete Figur macht.

Technische Finessen wie Integrationspunkte, an denen definierte Übergänge von Ihrer Webseite in XR WEB und umgekehrt stattfinden, runden XR WEB appoint ab: Standorte oder bestimmte Untersuchungstechniken werden vorab ausgewählt, um damit die Terminsuche anzustoßen. Bei Ausschlusskriterien – wie zum Beispiel Herzschrittmachern – erfolgt eine automatische Weiterleitung zu alternativen Kommunikationsmöglichkeiten wie E-Mail oder Telefon. So gehen keine Informationen verloren und alle Patientinnen und Patienten werden abgeholt.

Login-Erleichterungen für ZuweiserInnen wie Links im Befund, QR-Codes mit Login-URLs und die Übernahme von Sozialversicherungsnummern aus Befunden erleichtern die Nutzung zusätzlich. XR WEB appoint ist für jeden intuitiv zu bedienen.

planen mit ai

Ohne Pause und auf allen Kanälen gleichzeitig: ein Bot vergibt Termine

Lange Wartezeiten am Telefon? Kennt vermutlich jeder, lieben wird es wohl keiner. Als österreichischer Exklusiv-Partner des Start-ups ELOQAI beschreiten wir auch hier neue und visionäre Wege. Wir ermöglichen es Ihnen, Personal deutlich effizienter als nur am Telefon einzusetzen. So vergeben Sie Termine vollautomatisch. Am Telefon. Oder in einem Chat auf Ihrer Homepage. Schnell, rund um die Uhr und ohne Wartezeiten für Ihre PatientInnen, auf mehreren Leitungen oder mit mehreren Chats gleichzeitig.

Herausforderung Terminvergabe: angenommen

Sie kennen die Herausforderungen der telefonischen Terminvergabe: Lange Wartezeiten blockieren Ressourcen in Ihrer Ordination und strapazieren die Geduld potentieller Patientinnen und Patienten. Der Chat- und Voicebot basiert auf künstlicher Intelligenz und wurde über ein Jahr lang auf Herz und Nieren getestet, trainiert und verbessert.

Derzeit werden rund 2000 Terminanfragen pro Monat verarbeitet - Tendenz steigend. Mittlerweile wird das System regulär eingesetzt und ist eine Entlastung auf ganzer Linie: Als Voicebot am Telefon und als Chatbot auf der Webseite.

ELOQAI und D.A.T.A.: vollständig integriert

D.A.T.A. ist exklusiver Partner in Österreich und wir haben ELOQAI vollständig integriert:

Anbindung an XR WEB appoint und XR RIS timer, Terminvergabe unter Berücksichtigungen von Untersuchungsmodalitäten und Körperregionen, Live-Abfrage von freien Terminen im XR RIS timer unter Einbindung vorhandener Patientendaten.

Als ob Sie direkt mit unserer Software telefonieren würden. Nur ohne Warteschleifenmusik.

Voice oder Chat: ein Bot für alle Fälle

Die Vorteile sind ersichtlich: Sofortige Anmeldung, Umbuchungen und Stornierungen rund um die Uhr, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können effizienter eingesetzt werden, Wartezeiten für Patientinnen und Patienten werden vermieden, Gespräche und Chats sind den Situationen und Untersuchungen angepasst.

Die automatisierte Gesprächsführung basiert auf den neuesten künstlichen Intelligenz-Algorithmen von ONDEWO* und einem fachspezifischen Gesprächsmodell für Radiologie und ermöglicht sowohl eine telefonische Anmeldung per Voicebot als auch per Webchat über die Homepage.

Stehzeiten verhindern, Abläufe optimieren: mit dem Statistik-Modul

Mit dem enthaltenen Statistikmodul haben Sie detaillierten Überblick und können auf Knopfdruck auch aussagekräftige Excel-Sheets generieren. Wie lange warten Patienten auf Termine? Wie könnte sich eine neue Planung der MR-Spulen auswirken? Wie oft erscheinen Patienten nicht zu Untersuchungen? Wer vergibt die meisten Termine? Und wieviele davon hat der Voicebot erledigt?

Daten und Statistiken, die es Ihnen ermöglichen, die Abläufe ständig zu optimieren, Stehzeiten zu vermeiden und Ressourcen mit dem Voicebot zu entlasten.

Sicherheit groß geschrieben

Datenschutz, insbesondere bei so heiklen Daten, hat bei uns oberste Priorität. Punkt.

Daher folgen wir ohne Kompromisse den weltweiten Sicherheitsempfehlungen von OWASP** und führen regelmäßig Penetrationstests durch. Regelmäßige Aus- und Weiterbildung unseres Teams im Bereich der IT-Security ist eine Selbstverständlichkeit. Nur so können wir garantieren, dass unsere Lösungen sicher und datenschutzkonform sind. Es geht um Ihre und unsere Reputation. Und vor allem um den Schutz der Daten Ihrer Patietinnen und Patienten. Hier sind wir als D.A.T.A. Corporation zu keinerlei Abstrichen bereit.

* ONDEWO Call Center AI Plattform: https://ondewo.com
** Top 10 Open Web Application Security Risks: https://owasp.org/www-project-top-ten/